6 июня 2013 г. в рамках Международной научной конференции «Фундаментальная наука: проблемы изучения, сохранения и реставрации документального наследия» (4-7 июня 2013 г.) в Архиве РАН (Москва, Новочеремушкинская, 34) прошел мастер-класс «Опыт Архива РАН в применении информационно-коммуникационных технологий в архивной практике».

Проведение мастер-классов в последние годы стало достаточно популярной формой обмена опытом работы и повышения квалификации сотрудников. Данное мероприятие было организовано сотрудниками Группы информационных архивных технологий Архива РАН, создателями и разработчиками программного обеспечения «ИСАРАН» (Информационная система «Архивы РАН»): ст. научными сотрудниками Галиной Александровной Савиной, Верой Николаевной Загребаевой и инженером-программистом Александром Владимировичем Драчковым, в целях активизации и совершенствования работы по одному из самых перспективных направлений в работе академических архивистов – создании корпоративного информационного ресурса – электронного Центрального фондового каталога Архивного фонда РАН.

На мастер-классе среди слушателей были участники Международной конференции, представители региональных и научно-отраслевых архивов РАН:
Аюшеева Марина Васильевна – к.и.н., мл. науч. с. Центра восточных рукописей и ксилографов Института монголоведения, буддологии и тибетологии (ИМБТ) Бурятского научного центра СО РАН (Улан-Удэ);
Бровина Александра Александровна – к.и.н., нач. отдела "Научный архив и энциклопедия» Коми научного центра Уральского Отделения РАН;
Дерябина Александра Владимировна – к.и.н., вед. архивист Научного архива Уральского отделения РАН (Екатеринбург);
Дроздов Константин Сергеевич – к.и.н., науч. с., и.о. заведующего Научным архивом Института российской истории РАН (Москва);
Матевосян Елена Рафаэловна – к.ф.н., зав. Архивом А.М. Горького Института мировой литературы РАН (Москва) с сотрудниками архива - Прополянис Галина Эдуардовна – с.н.с., к.ф.н. и Соколова Вера Александровна - с.н.с.;
Новикова Юлия Андреевна – вед. архивист Научного архива Карельского научного центра РАН (Петрозаводск);
Половкова Софья Николаевна – к.биол.н., зав. Отделом страхового документального фонда Архива РАН (Борок, Ярославской обл.);
Ринчинов Олег Сергеевич – к.ф.-м.н., науч. с. Центра восточных рукописей и ксилографов Института монголоведения, буддологии и тибетологии (ИМБТ) Бурятского научного центра СО РАН (Улан-Удэ);
Роянова Ольга Алексеевна – науч.с. Научно-отраслевого архива Института археологии РАН (Москва);
Самарин Алексей Викторович – к.и.н., науч. с. отдела "Научный архив и энциклопедия» Коми научного центра Уральского Отделения РАН;
Тихонова Елена Петровна – мл. науч. с., зав. научным архивом Зоологического института РАН (Санкт-Петербург);
Федоров Максим Львович – к.ф.н., с.н.с., зав. читальным залом Отдела рукописей Института мировой литературы РАН (Москва) и другие…

Во вступительном слове Г.А. Савина сказала, что Архив Российской Академии наук, как головное учреждение в системе архивов РАН, включающей десятки научных учреждений по всей России, накопил большой опыт внедрения современных информационных технологий в практику архивного дела. Архивом самостоятельно, на инициативной основе разработано оригинальное программное обеспечение, внедрение и распространение которого позволит решить в основном задачу информатизации архивной деятельности в рамках всей Академии наук. Первой практической ступенью реализации долговременных задач является создание электронного Центрального фондового каталога архивов РАН (ЦФК), который будет строится на базе программного комплекса Информационная система «Архивы Российской академии наук» (ИСАРАН).

О прикладных аспектах использования ПО «ИСАРАН» рассказала В.Н. Загребаева. Её более чем полуторачасовой рассказ, был построен в виде практикума прикладного архивоведения с применением информационных технологий и сопровождался показом на большом экране структуры, функциональных возможностей БД «Учет и каталог» ИСАРАН и объяснением основных правил заполнения полей метаданных и методов работы с базой. В частности, она сказала, что «ИСАРАН» представляет собой программно-информационную среду, включающую одиннадцать приложений – взаимосвязанных баз данных, которые автоматизируя основные архивные виды работ (комплектование, описание, учет, хранение и использование архивной документации), интегрируют сведения научной и прикладной архивоведческой деятельности.

ПО ИСАРАН поддерживает следующие основные функции:

• структурирует данные;
• имеет локальный и/или удаленный доступ к данным;
• поддерживает информационную безопасность, т.е. безопасно хранит данные и разграничивает доступ пользователей к данным;
• сохраняет резервную копию и восстанавливает базы данных;
• поддерживает актуализацию и оптимизацию баз данных. Следует заметить, что обновление до новых, очередных версий ПО проходят в рабочем режиме, без видимых остановок и трудоемких ручных конвертаций из одной версии в др.

• автоматически генерирует архивный шифр (т.е. идентифицирует каждый уровень архивного описания) при заполнении соответствующих полей в картах с полями метаданных;

• осуществляет функцию сканирования документов (в формате JPG), при условии, что к рабочей станции (компьютеру) пользователя, подключен сканер;
• поддерживает хранение графических файлов с цифровыми образами документов различных популярных форматов, а также – мультимедийные файлы (видео и аудио);
• обеспечивает обработку цифровых образов документов;
• поддерживает ЮНИКОД – систему стандартов кодирования символов, позволяющую представить знаки практически всех письменных языков: латинский, кириллический, греческий, а также языков, использующих иероглифы (китайский, японский); математические, химические символы и др.;
• проводит обработку данных: и осуществляет поиск: автоматически генерирует учетно-отчетную документацию (описи фондов, реестры описей, путеводители, паспорт архива, статистику по отдельному архиву и сводную статистику по системе); может создавать отчеты по заданным темам;
• автоматически генерирует метаданные из баз данных на сайт ИСАРАН (в формате веб-версии)

База данных «Учет и каталог» – основное ядро ИСАРАН, связанное гиперссылками с другими базами данных информационной системы. Предназначена для ведения государственного учета документального комплекса Архива в автоматизированном режиме, формирует электронный научно-справочный аппарат, генерирует отчетную документацию и осуществляет поиск информации по электронному каталогу.

«Учет и каталог» рассматривается в качестве типовой (унифицированной) структуры представления и использования информации, хранящейся в учреждениях архивной системы РАН.
Работа с БД предполагает владение основными понятиями и принципами архивоведения, т.е. процессами и методами научной работы с документами, а также навыками работы с компьютерной техникой. В свою очередь, БД является инструментом автоматизации и модернизации традиционных прикладных разделов архивоведения – описания, учета, хранения и использования архивной документации.
Методика работы с БД «Учет и каталог», процесс заполнения информационных полей (ввод метаданных) зафиксирован в специальной Инструкции по формированию и ведению БД «Учет и каталог», 2-я редакция которой (2012 г.), размещена на сайте Архива РАН в разделе «Информатизация». Там же представлена электронная презентация с описанием целей, задач, принципов работы, структуры ПО и скриншотами всех баз данных Информационной системы «Архивы РАН» (ИСАРАН).

В основе БД «Учет и каталог» заложены принципы Общего международного стандарта архивного описания – ISAD(G), которые поддерживают многоуровневую структуру данных (фонд – опись – дело – документ).

Набор полей метаданных БД «Учет и каталог», на сегодняшний день, носит унифицированный характер для всех академических архивов и всех видов документации. Но, в перспективе, предполагается создание т.н. «конструктора полей метаданных» под информационные потребности каждого отдельного архива.

Записи двух «верхних» уровней архивного описания (Фонды – Описи) БД «Учет и каталог» формируют базы данных с фондовыми каталогами архивов (т.е списки фондов и реестры описей) и в автоматическом режиме (посредством функциональных возможностей ПО) интегрируются в общий банк данных, единую архивную информационную сеть – Центральный фондовый каталог архивов РАН.

Через наполнение контента метаданных двух «нижних» уровней архивного описания (Дела – Документы) формируется электронный каталог, в котором могут быть представлены не только описания материалов, но и графические файлы с полнотекстовыми документами. Электронный каталог наделен функциями поиска и фильтрации записей. Операция поиска информации не предусматривает администрирования. Поисковые образы не привязаны к классификаторам, словарям или рубрикаторам. Запрос в поисковом аппарате каталога осуществляется по ключевым словам, он привычен и удобен любому пользователю, знакомому с поиском в глобальной сети Internet.

В идеологию ИСАРАН изначально закладывалась функция формирования ЦФК к Архивному Фонду РАН – т.е. объединенной базы данных (ОБД) корпоративных информационных ресурсов, составления общей для всей системы архивов РАН учетно-отчетной документации (статистики, паспорта, путеводителей) и общего электронного каталога с возможностью поиска.

Дальнейшая перспектива корпоративного сотрудничества предполагает организацию работы академического архивного сообщества через интернет посредством web-технологий. И далее, создание условий (в т.ч. и нормативно-правовых) для реализации глобальной идеи: строительство системы аудиовизуального и электронного архива — т.е. системы структурированного хранения электронных образов документов с ретроспективной информацией, и современной электронной документации, поступающей из систем электронного документооборота академических институтов, которая обеспечивала бы надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживала бы историю использования документа, обеспечивала бы быстрый и удобный поиск. Мы надеемся, что в ближайшем будущем, именно информационные системы аудиовизуальных и электронных архивов станут объектами и составной частью информационных отношений в современном обществе.

После небольшого перерыва на фуршет и кулуарного общения коллег-архивистов, перед слушателями выступила Г.А. Савина, которая сделала сообщение на тему: «Интеграционные возможности Информационной системы «Архивы РАН» (ИСАРАН) в создании корпоративного электронного ресурса ретроспективной и текущей информации».

В частности, она сказала, что стремление создать информационную систему «Архивы РАН» с перспективой постепенного включения в нее новых академических архивов – участников проекта, было продиктовано теми дополнительными преимуществами, которые можно извлечь из совместного использования подсистем (в качестве которых выступает каждая из имевшихся в наличии баз данных). Помимо совместных отчетов (паспорта архивной системы РАН, перечней фондов, объединенных путеводителей и др.), строящихся на обработке статистики или форматированном представлении данных, электронный каталог ОБД дает возможность «сквозного» поиска информации по крупному, исторически сложившемуся во взаимосвязях комплексу документов Российской академии наук. Общими усилиями архивистов можно формировать тематически близкие массивы информации, которые не только имеют отношение к историческому прошлому РАН, но и могут обеспечивать практические потребности специалистов в научной документации родственных учреждений в различных регионах страны в одной предметной области. Эта возможность открывается для научной документации учреждений одного профиля (институты геологического, биологического, гуманитарного и др. профилей есть во многих региональных научных центрах РАН), а также для документов личного происхождения, в числе которых есть творческие материалы ученых, принадлежащих к различным дисциплинарным сообществам. С точки зрения перспективности развития интеграционных связей между контентами архивов-участников ИСАРАН наиболее многообещающими выглядят три базы данных: уже упомянутая ОБД «Учет и каталог»; а также БД «Персональный состав РАН» и БД «История учреждений РАН», которые пока недостаточно используют свой объединяющий потенциал. Если в ОБД «Учет и каталог» реализованы интеграционные возможности Основного международного стандарта архивного описания ISAD (G), который структурирует контент общими понятиями уровней описания и закрепляет общий свод правил описания архивных документов; то для баз данных «Персональный состав РАН» и «История учреждений РАН» наиболее важным является Международный стандарт архивных авторитетных записей для организаций, лиц и семей ISAAR (CPF), который формирует связи контекстной информации об источнике в удобной пользователю форме через нормативные записи – точки доступа в блоки информации.

База данных «История учреждений РАН» только разрабатывается. Она имеет сложную структуру связей, которые необходимо учесть, поэтому для сотрудничества через Глобальную сеть пока не представлена. Сегодня мы оцениваем только потенциальные возможности совместного ведения этой базы данных, так как многочисленные учреждения Академии наук находились и находятся на территории регионов России и бывших союзных республик СССР, что необходимо связать единым информационным полем, которое будет стимулировать исследовательские возможности для документальной реконструкции истории РАН.

Если в интеграции информационных ресурсов региональных и научно-отраслевых архивов РАН первостепенное значение играет ОБД «Учет и каталог», то в интеграции ресурсов научных архивов учреждений РАН в Информационную систему «Архивы РАН», главная роль принадлежит программному модулю «Тайпер», который совместим с полным пакетом программного обеспечения ИСАРАН, предназначен для набора архивных описей, а также “карточек” электронного каталога, составляемых на массив дел и документов, передаваемых на государственное хранение в Архив. Четыре базы данных («Учет и каталог», «Персональный состав», «История учреждений РАН», «Печатник») интегрируются во “внешнее” Интернет-пространство. Например, нормативные записи этих баз данных используются свободной общедоступной мультиязычной универсальной интернет-энциклопедией Википедия и Электронной библиотекой «Научное наследие России» для обмена контекстной информацией. Интеграционные возможности ИСАРАН открыты к согласованным действиям с другими участниками процесса уже на начальном этапе.

Затем, разработчики ПО «ИСАРАН» А.Драчков, В.Загребаева и Г.Савина продемонстрировали примеры интеграционных возможностей приложений ИСАРАН.

БД «УЧЕТ И КАТАЛОГ»: веб-версии баз данных академических архивов, созданные в этом программном приложении, интегрированы в соответствующий раздел сайта «ИСАРАН» - электронный ЦФК РАН.

БД «ПЕРСОНАЛЬНЫЙ СОСТАВ РАН»: контент историко-научной базы данных о персональном составе Российской академии наук – действительных членах, членах-корреспондентах и иностранных членах за период существования Академии наук (с 1724 г. по настоящее время). выведен в структуру данных сайта «ИСАРАН», представляя самостоятельный раздел – «Персональный состав».

БД «КАТАЛОГ ФАЙЛОВ»: примером интеграции электронного фонда пользования Архива, который создается в данном приложении ИСАРАН послужил цифровой контент полнотекстовых документов Ф.518 – Вернадский В.И., который доступен на странице фондообразователя на сайте ИСАРАН-веб.

БД «ПЕЧАТНИК»: специализированная библиографическая база данных трудов Архива и его сотрудников, а также трудов фондообразователей Архива. Подготовленные в базе данных оцифрованные издания и презентации интегрированы в профильные разделы сайта «Архивы РАН» (www.arran.ru): «Публикации», и «Презентации». А совсем недавно добавилась функция интеграции контента электронных публикаций на веб-страницы фондообразователей архивов и веб-страницы персоналий БД «Персональный состав РАН». В качестве примера были показаны веб-страница академика В.И. Вернадского и академика РАН, избранного 29 мая 2013 г. Президентом РАН В.Е. Фортова.

В завершении показа функциональных возможностей ПО «ИСАРАН» была продемонстрирована в действии новая разработка программиста и системного администратора ИСАРАН А.Драчкова: web-версия БД «Учет и каталог» (http://db.isaran.ru) с возможностью редактирования через Интернет.

Рассказывая о перспективах ее использования и возможностях, Г.А. Савина и А.В. Драчков, в частности заметили, что, приглашая академические архивы РАН к участию в совместной работе, Архив РАН может предложить тот вид программного обеспечения, который подходит каждому архиву, учитывая ступень участия в общем проекте и технические возможности конкретных рабочих мест. С апреля текущего года в Группе информационных технологий АРАН проходит тестирование новая web-версия БД «Учет и каталог», которая использует библиотеку JavaScript (Ext JS) с ее возможностями. Библиотека позволяет создавать сложный web-интерфейс, она поддерживает все популярные браузеры и платформы (Internet Explorer, Opera, Google Chrome, Mozilla и т.д.), а также применима при использовании практически любой операционной системы, в том числе и для мобильных устройств (iOS, Android). Исходный код новой web-версии будет компилироваться в двух вариантах: 1) в формате модуля ISAPI (Internet Server API) - специального формата приложения, работающего под управлением IIS (Internet Information Services), web-сервера от компании Microsoft, что позволяет размещать новую web-версию на Windows хостинге; и 2) Standalone Server - автономного сервера, подходящего для небольших коллективов пользователей в условиях затрудненного или нестабильного Интернет-соединения.

В заключении состоялся обмен мнениями, а участники – представители региональных и научно-отраслевых архивов РАН, задали интересующие их вопросы и получили ответы от ведущих мастер-класса: Г.А. Савиной, В.Н. Загребаевой и А.В. Драчкова.

В целом, мастер-класс прошел в атмосфере заинтересованности и активного обсуждения, что дает повод надеяться, что многое из положительного опыта Архива РАН в области внедрения информационно-коммуникационных технологий в архивную деятельность, будет воспринято и применено на практике в работе региональных и научно-отраслевых архивов системы Российской академии наук и совместными усилиями будет достигнута общая для всех академических архивистов цель – создание корпоративного архивного ресурса: Информационной системы «Архивы РАН».